¶ PMbok (PMI)
El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es un conjunto de buenas prácticas y directrices desarrollado por el PMI (Project Management Institute) que proporciona un marco para la gestión de proyectos. Este marco se utiliza para mejorar la gestión de proyectos en términos de eficiencia, calidad, y éxito en la entrega de los mismos.
¶ Objetivo y propósito del PMBOK:
El PMBOK tiene como propósito estandarizar y estructurar el conocimiento en torno a la gestión de proyectos, ayudando a los profesionales a seguir una metodología comúnmente aceptada y probada en la industria. Es una guía que define los procesos, herramientas y técnicas que los gerentes de proyectos deben utilizar para gestionar sus proyectos con eficacia.
¶ A continuación, te explico algunos aspectos clave sobre el PMBOK:
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Estructura organizada: El PMBOK está dividido en grupos de procesos y áreas de conocimiento:
- Grupos de procesos: Son fases del ciclo de vida de un proyecto, que incluyen:
- Iniciación
- Planificación
- Ejecución
- Monitoreo y control
- Cierre
- Áreas de conocimiento: Son los temas o campos clave que se deben gestionar dentro de un proyecto, como:
- Gestión del alcance
- Gestión del tiempo
- Gestión de costos
- Gestión de calidad
- Gestión de recursos
- Gestión de riesgos
- Gestión de comunicaciones
- Gestión de adquisiciones
- Gestión de stakeholders
- Grupos de procesos: Son fases del ciclo de vida de un proyecto, que incluyen:
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Guía práctica: El PMBOK no solo es un conjunto de teorías, sino que también ofrece herramientas, técnicas y ejemplos prácticos que pueden aplicarse en proyectos reales. A través de su enfoque estructurado, se busca reducir los riesgos y aumentar la probabilidad de éxito en los proyectos.
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Mejores prácticas: Proporciona las mejores prácticas y principios probados, que los profesionales de la gestión de proyectos pueden adoptar para mejorar el desempeño y los resultados de sus proyectos.
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Estándar global: El PMBOK es reconocido a nivel mundial como un estándar de la industria para la gestión de proyectos. Las organizaciones de todo el mundo lo utilizan para asegurar que sus proyectos sean ejecutados de manera eficiente y cumplan con los objetivos establecidos.
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Certificación PMP: El conocimiento del PMBOK es fundamental para los profesionales que desean obtener la certificación PMP (Project Management Professional), que es una de las certificaciones más reconocidas a nivel global en el campo de la gestión de proyectos.
Recomendamos si el proyecto es alineado al PMbok configurar:
- Las etapas pueden ser configuradas como Sprint
- Las Iteraciones acompañadas de un número de Iteración.
- Las Clasificaciones como Grupos de procesos
- Las Subclasificaciones como Gestión
Para otras metodologías pueden ser configuradas de acuerdo a los requerimientos.
Recomendación en la administración de los proyectos:
Se recomienda llevar el proyecto considerando el PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Siendo un conjunto de buenas prácticas y estándares reconocidos mundialmente para la gestión de proyectos. Se recomienda alinear los proyectos a este marco porque proporciona una estructura organizada que mejora la eficiencia, facilita la comunicación y aumenta las probabilidades de éxito. Al seguir sus pautas, se asegura una planificación detallada, un control efectivo de los recursos y una gestión adecuada de los riesgos, lo que ayuda a cumplir los objetivos del proyecto dentro del tiempo, presupuesto y calidad establecidos. El PMBOK también promueve la estandarización, lo que facilita la comprensión y colaboración entre equipos y partes interesadas.
Derechos resevados PMI
- 4.1 Desarrollar el Acta de Constitucióndel Proyecto
- 13.1 Identicar a los Interesados
- 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
- 5.1 Planicar la Gestión del Alcance 5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Denir el Alcance 5.4 Crear la EDT/WBS
- 6.1 Planicar la Gestión del Cronograma 6.2 Denir las Actividades 6.3 Secuenciar las Actividades 6.4 Estimar la Duración de las Actividades 6.5 Desarrollar el Cronograma
- 7.1 Planicar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto
- 8.1 Planicar la Gestión de la Calidad
- 9.1 Planicar la Gestión de Recursos 9.2 Estimar los Recursos de las Actividades
- 10.1 Planicar la Gestión de las Comunicaciones
- 11.1 Planicar la Gestión de los Riesgos 11.2 Identicar los Riesgos 11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planicar la Respuesta a los Riesgos
- 12.1 Planicar la Gestión de las Adquisiciones
- 13.2 Planicar el Involucramiento de los Interesados
- 4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto 4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto
- 8.2 Gestionar la Calidad
- 9.3 Adquirir Recursos 9.4 Desarrollar el Equipo 9.5 Dirigir al Equipo
- 10.2 Gestionar las Comunicaciones
- 11.6 Implementar la Respuesta a los Riesgos
- 12.2 Efectuar las Adquisiciones
- 13.3 Gestionar la Participación de los Interesados
- 4.5 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.6 Realizar el Control Integrado de Cambios
- 5.5 Validar el Alcance 5.6 Controlar el Alcance
- 6.6 Controlar el Cronograma
- 7.4 Controlar los Costos
- 8.3 Controlar la Calidad
- 9.6 Controlar los Recursos
- 10.3 Monitorear las Comunicaciones
- 11.7 Monitorear los Riesgos
- 12.3 Controlar las Adquisiciones
- 13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados
- 4.7 Cerrar el Proyecto o Fase
¶ SCRUM
Scrum es un marco ágil que se utiliza principalmente para gestionar proyectos de desarrollo de software, aunque también se aplica en otros sectores. Está diseñado para promover la eficiencia, la colaboración y la flexibilidad en los equipos de trabajo. A continuación te explico cómo usar Scrum para administrar un proyecto:
¶ 1. Elementos clave de Scrum
Scrum tiene varios componentes esenciales que debes entender para usarlo eficazmente:
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Equipos Scrum:
- Product Owner (Propietario del Producto): Es responsable de definir y priorizar las características del producto o proyecto, asegurando que se entreguen las características de mayor valor para los stakeholders.
- Scrum Master: Actúa como facilitador, ayudando al equipo a seguir los principios y prácticas de Scrum, eliminando obstáculos y asegurando que el equipo esté trabajando de manera eficiente.
- Equipo de Desarrollo: Son los responsables de la ejecución del trabajo. Son autoorganizados y multidisciplinarios, y trabajan para completar las tareas del proyecto.
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Artefactos de Scrum:
- Product Backlog (Pila del Producto): Es una lista priorizada de todo lo que necesita el producto o proyecto. Es un documento vivo que el Product Owner actualiza y prioriza constantemente.
- Sprint Backlog (Pila del Sprint): Es un subconjunto del Product Backlog que se elige para ser completado durante un sprint. El equipo de desarrollo lo usa para planificar el trabajo.
- Incremento: Es el resultado entregable de un sprint. El incremento debe ser funcional y se integra al producto final.
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Eventos de Scrum:
- Sprint: Es el ciclo de trabajo de Scrum, que dura generalmente entre 1 y 4 semanas. Al final de cada sprint, se debe haber entregado un incremento funcional del producto.
- Sprint Planning (Planificación del Sprint): Al comienzo de cada sprint, el equipo se reúne para decidir qué elementos del Product Backlog se van a trabajar y cómo se van a abordar.
- Daily Scrum (Reunión Diaria): Es una reunión breve (generalmente de 15 minutos) que se realiza todos los días del sprint. El equipo discute qué ha hecho, qué va a hacer y si hay obstáculos.
- Sprint Review (Revisión del Sprint): Al final del sprint, el equipo muestra lo que se ha logrado y obtiene feedback de los stakeholders.
- Sprint Retrospective (Retrospectiva del Sprint): Es una reunión donde el equipo reflexiona sobre el sprint para identificar lo que salió bien, lo que se puede mejorar y cómo optimizar los procesos en el siguiente sprint.
¶ 2. Cómo usar Scrum en un proyecto
¶ a. Definir el proyecto
Lo primero es entender cuál es el objetivo del proyecto, cuáles son los requerimientos y las expectativas de los stakeholders. El Product Owner debe estar involucrado desde el principio para definir las características y funcionalidades del producto.
¶ b. Crear el Product Backlog
El Product Backlog es la lista de todas las tareas o funcionalidades que el equipo debe completar durante el proyecto. El Product Owner debe priorizar estos elementos según el valor de negocio y la importancia. Es un documento que puede ir cambiando a lo largo del proyecto.
¶ c. Planificar el primer Sprint
El equipo de Scrum se reúne para una planificación inicial del sprint. Aquí se decide qué tareas del Product Backlog se van a tomar para este primer ciclo de trabajo. El Sprint debe tener un objetivo claro y tareas bien definidas en el Sprint Backlog.
¶ d. Ejecutar el Sprint
Durante el Sprint, el equipo de desarrollo trabaja para completar las tareas comprometidas. Cada día, se realiza la Daily Scrum para mantener la comunicación fluida y detectar posibles problemas o bloqueos.
¶ e. Revisar y ajustar al final de cada Sprint
Cuando termina un Sprint, el equipo realiza la Sprint Review, donde se demuestra lo que se ha logrado y se recoge feedback. También se realiza la Sprint Retrospective para analizar qué salió bien y qué se puede mejorar en el próximo ciclo.
¶ f. Iterar y mejorar
El ciclo de Scrum es iterativo. Cada Sprint ofrece una oportunidad para mejorar el producto, los procesos y el equipo. Después de cada Sprint, el Product Backlog puede actualizarse según el feedback recibido y las nuevas prioridades.
¶ 3. Beneficios de usar Scrum
- Flexibilidad: Scrum permite hacer cambios durante el proyecto, adaptándose a nuevas necesidades y prioridades sin interrumpir el flujo de trabajo.
- Entrega continua de valor: Los incrementos entregables al final de cada Sprint aseguran que se proporcionen características útiles y de valor con frecuencia.
- Mejora continua: La retrospectiva permite aprender de cada Sprint y mejorar tanto los procesos como el rendimiento del equipo.
- Alta visibilidad y transparencia: El trabajo está visible para todos los miembros del equipo y los stakeholders, lo que ayuda a gestionar expectativas y tomar decisiones informadas.
¶ 4. Consejos prácticos
- Mantén reuniones diarias concisas para asegurar que todos estén alineados.
- Prioriza tareas de alto valor en el Product Backlog para maximizar el impacto del proyecto.
- Asegúrate de que el equipo sea autoorganizado y tenga la autonomía suficiente para tomar decisiones dentro del Sprint.
- Usa herramientas de gestión de proyectos ágiles como Jira o Trello para mantener el control del backlog y el progreso del Sprint.
En resumen, usar Scrum para administrar un proyecto implica organizarse en ciclos cortos de trabajo (Sprints), mantener una comunicación continua y colaborar estrechamente con los stakeholders. Este enfoque ágil es ideal para proyectos complejos o que requieren flexibilidad y adaptación constante.