En la Guía PMBOK 6ª edición, la etapa 12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones se encuentra dentro del Proceso de Planificación y se refiere a la creación de un plan detallado sobre cómo gestionar las adquisiciones (compras o adquisiciones externas) durante el ciclo de vida del proyecto. Esta etapa es fundamental para asegurarte de que las adquisiciones se realicen de manera eficiente y efectiva. A continuación, te explico los pasos principales que debes seguir para lograr esta etapa:
El objetivo de este proceso es definir las decisiones sobre las adquisiciones, identificar los enfoques de contratación y elaborar los documentos que guiarán la ejecución de las adquisiciones durante todo el proyecto.
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Desarrollar el plan de gestión de las adquisiciones:
- Establece un plan claro que guíe la adquisición de bienes y servicios necesarios para el proyecto.
- Define cómo se llevarán a cabo las adquisiciones durante el ciclo de vida del proyecto.
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Definir qué será adquirido:
- Determina los productos, servicios o resultados que deberán ser adquiridos desde fuentes externas (proveedores).
- Determina si esos recursos se comprarán o si se obtendrán de otras maneras (por ejemplo, mediante alianzas estratégicas, contratos, etc.).
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Determinar la gestión de contratos y adquisiciones:
- Define cómo se gestionarán los contratos, incluyendo la redacción de los mismos y los tipos de contratos que se utilizarán (por ejemplo, contratos de precio fijo, de tiempo y materiales, o de costo reembolsable).
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Establecer criterios para seleccionar proveedores:
- Define los criterios de selección para elegir a los proveedores adecuados que puedan ofrecer productos o servicios que cumplan con los requisitos del proyecto.
- Puedes incluir aspectos como la capacidad, la fiabilidad, el costo, la calidad, los plazos de entrega, etc.
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Determinar cómo se realizarán las adquisiciones:
- Elabora el proceso para la solicitud de ofertas, la evaluación de propuestas, la adjudicación de contratos y la gestión de relaciones con los proveedores.
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Documentar la estrategia de adquisiciones:
- Define si las adquisiciones serán locales o globales, la cantidad de proveedores involucrados y la forma en que se gestionarán las relaciones.
- Establece si se utilizarán subcontratistas y cómo se manejarán.
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Elaborar los planes de contingencia para adquisiciones:
- Identifica los riesgos asociados con las adquisiciones y elabora planes de contingencia por si los proveedores no cumplen con lo esperado o hay problemas con los suministros.
- Reuniones: Para obtener información y colaborar con los interesados del proyecto.
- Análisis de documentos: Revisión de los requisitos, restricciones y condiciones contractuales.
- Habilidades de negociación: Para asegurar que las condiciones de los contratos sean favorables para el proyecto.
- Análisis de mercado: Para comprender las tendencias y condiciones del mercado en términos de precios y proveedores.
- Expertos en adquisiciones: Consulta con personas con experiencia en la gestión de adquisiciones para obtener consejo y validación.
- Plan de gestión de las adquisiciones: Documento principal que guiará las adquisiciones en el proyecto.
- Documentos de requisitos de adquisiciones: Detalles sobre lo que se adquirirá y cómo se gestionarán esas adquisiciones.
- Estratégia de selección de proveedores: El plan de cómo se elegirá a los proveedores.
- Plan de gestión de contratos: Define cómo se gestionarán los contratos en el proyecto.
Para lograr la etapa 12.1 de la planificación de la gestión de adquisiciones, debes crear un plan detallado que cubra todos los aspectos de las adquisiciones del proyecto: qué se adquirirá, cómo se adquirirá, qué criterios se utilizarán para seleccionar proveedores y cómo se gestionarán los contratos y riesgos asociados. Este plan será clave para asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo de manera efectiva y eficiente a lo largo del proyecto.