El monitoreo del involucramiento de los interesados (o Monitoring Stakeholder Engagement) es una de las actividades clave dentro de la gestión de los interesados según el PMBOK 6ta edición, y forma parte del proceso de Gestión de los Interesados en el proyecto.
Para lograr esta etapa de forma efectiva, se deben realizar las siguientes acciones:
- Objetivo: Verificar que las estrategias para gestionar la comunicación y el involucramiento de los interesados estén claramente definidas.
- Acción: Asegurarte de que el plan esté actualizado, reflejando cómo te comunicarás con cada grupo de interesados, los métodos a utilizar, los mensajes clave, las expectativas y cualquier otra información relevante.
- Herramientas: El Plan de Gestión de los Interesados, el Registro de los Interesados, y los informes de desempeño del proyecto.
- Objetivo: Identificar si los interesados están comprometidos y satisfechos con el proyecto, así como el nivel de apoyo o resistencia que están mostrando.
- Acción: Analizar el comportamiento y las actitudes de los interesados para detectar cambios o problemas potenciales que puedan afectar el éxito del proyecto.
- Herramientas: Evaluación cualitativa y cuantitativa de los interesados, encuestas, entrevistas, reuniones regulares.
- Objetivo: Asegurarte de que la información que se comparte con los interesados es adecuada, puntual y efectiva.
- Acción: Verificar si la comunicación está cumpliendo con los objetivos establecidos en el plan, y si se están ajustando los mensajes de acuerdo con la evolución del proyecto y las expectativas cambiantes de los interesados.
- Herramientas: Análisis de la comunicación, retroalimentación directa de los interesados, y sistemas de comunicación del proyecto.
- Objetivo: Detectar de forma temprana si hay algún cambio en el nivel de apoyo, resistencia o interés de los interesados.
- Acción: Realizar revisiones periódicas para identificar si los intereses o las actitudes de los interesados han cambiado, y si es necesario realizar ajustes en las estrategias de comunicación o en la gestión del involucramiento.
- Herramientas: Reuniones de seguimiento, monitoreo del entorno externo (si es relevante), análisis de registros y actas de las reuniones.
- Objetivo: Asegurarte de que las expectativas de los interesados estén alineadas con la realidad del proyecto.
- Acción: Si es necesario, ajustar las expectativas de los interesados a medida que el proyecto avanza y proporcionarles información precisa y oportuna sobre el progreso, problemas y cambios.
- Herramientas: Reportes de avance, presentaciones ejecutivas, reuniones informativas.
- Objetivo: Minimizar las tensiones o desacuerdos que puedan surgir entre los interesados.
- Acción: En caso de que los intereses de los interesados entren en conflicto, es necesario aplicar estrategias de mediación o negociación para encontrar soluciones.
- Herramientas: Técnicas de resolución de conflictos como la negociación, la mediación, y la facilitación.
- Objetivo: Mantener un registro de cómo se está gestionando el involucramiento de los interesados y cómo están evolucionando sus interacciones.
- Acción: Elaborar informes regulares que incluyan el análisis del involucramiento de los interesados y cualquier ajuste necesario en las estrategias.
- Herramientas: Informes de desempeño del proyecto, actas de reuniones, registros de comunicación, herramientas de seguimiento.
- Objetivo: Implementar mejoras continuas en el proceso de involucramiento, con el fin de lograr la cooperación y el apoyo de los interesados.
- Acción: Basado en los datos obtenidos, si el nivel de involucramiento de los interesados es insuficiente o insatisfactorio, realiza ajustes en las tácticas para mejorar la relación con ellos.
- Herramientas: Encuestas, reuniones de retroalimentación, y ajustes en el plan de gestión.
- Análisis de poder/interés: Para evaluar el nivel de involucramiento necesario de cada interesado en función de su influencia y el impacto del proyecto.
- Reuniones y entrevistas: Para entender mejor las necesidades y expectativas de los interesados.
- Observación directa y encuestas: Para obtener retroalimentación cuantificable sobre cómo se percibe el involucramiento.
- Herramientas de gestión de la comunicación: Para facilitar una comunicación continua y efectiva con los interesados.
- Los interesados se sienten involucrados y comprometidos.
- La gestión de las expectativas está alineada con la realidad del proyecto.
- La comunicación fluye correctamente, y se ajusta según sea necesario para mantener el apoyo de los interesados.
- Cualquier cambio en el nivel de involucramiento se identifica rápidamente y se gestionan las acciones correctivas necesarias.
El monitoreo del involucramiento de los interesados es un proceso dinámico que requiere una constante atención a lo largo del ciclo de vida del proyecto para asegurar que el proyecto se realice con el máximo nivel de apoyo de las partes interesadas.