La etapa "Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto" es un proceso clave dentro del ciclo de vida de un proyecto según el PMBOK 6 (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, 6ta edición). Este proceso se encuentra dentro de la fase de planificación y su objetivo principal es crear un plan integral que guiará el proyecto hacia su éxito. Para cumplir con esta etapa, debes realizar una serie de actividades organizadas de acuerdo a los procesos y áreas de conocimiento del PMBOK. Aquí te detallo lo que debes hacer:
- Antes de desarrollar el plan, asegúrate de contar con toda la información relevante sobre el proyecto: requisitos, objetivos, restricciones y supuestos.
- Revisa la Declaración del Alcance del Proyecto y los activos de los procesos organizacionales para entender el contexto y las condiciones del proyecto.
- El plan debe ser un documento global que integre los diversos planes subsidiarios de las áreas de conocimiento del PMBOK. El objetivo es tener una guía que abarque todos los aspectos del proyecto.
- Plan de Gestión del Alcance: Define cómo se gestionará el alcance del proyecto.
- Plan de Gestión del Cronograma: Establece cómo se gestionará el tiempo del proyecto, incluyendo las actividades, secuencias y duraciones.
- Plan de Gestión de los Costos: Define el presupuesto y los métodos para gestionar los costos.
- Plan de Gestión de la Calidad: Establece los criterios de calidad y cómo se garantizará.
- Plan de Gestión de los Recursos: Planifica cómo se gestionarán los recursos humanos y físicos del proyecto.
- Plan de Gestión de las Comunicaciones: Establece cómo se gestionarán las comunicaciones dentro y fuera del equipo del proyecto.
- Plan de Gestión de los Riesgos: Establece cómo se identificarán, analizarán y gestionarán los riesgos.
- Plan de Gestión de las Adquisiciones: Define cómo se gestionarán las compras y contratos necesarios para el proyecto.
- Plan de Gestión de los Stakeholders: Define cómo se gestionarán las expectativas e involucramiento de las partes interesadas.
- Como el proceso implica integrar las distintas áreas del conocimiento, debes asegurarte de que el plan sea coherente y esté alineado con los objetivos generales del proyecto.
- El Plan para la Dirección del Proyecto debe integrar todos estos planes subsidiarios de forma que los componentes trabajen juntos hacia los mismos objetivos.
- Es importante definir claramente los límites del proyecto, los entregables, las expectativas y cómo se controlarán los cambios.
- Asegúrate de que los stakeholders entiendan el alcance y los objetivos para evitar expectativas erróneas.
- Asegúrate de identificar y documentar las restricciones (costos, tiempo, recursos) y supuestos (factores que son considerados ciertos, pero que podrían cambiar durante el proyecto).
- Después de haber elaborado el plan completo, es importante obtener la aprobación formal de los interesados clave (principalmente el patrocinador del proyecto) para asegurar que todos los aspectos del plan sean aceptados.
- A lo largo de la ejecución del proyecto, deberás revisar y ajustar el plan según sea necesario. Esto implica realizar un monitoreo y control continuo del progreso y hacer ajustes en el plan cuando se presenten cambios o nuevos riesgos.
- Reuniones de equipo: Para discutir los diferentes planes y alinear a todos los miembros.
- Desarrollo de alternativas: Para planificar escenarios diferentes y decidir cuál es la mejor opción.
- Análisis de documentos: Para revisar los documentos existentes y entender los requisitos.
- Juicio experto: Consultar con expertos en cada área del conocimiento para asegurar que el plan esté bien fundamentado.
- Un Plan para la Dirección del Proyecto que debe ser aprobado y servir de guía durante toda la ejecución y control del proyecto.
- Planes subsidiarios que especifican cómo se gestionarán las áreas del alcance, tiempo, costos, calidad, recursos, riesgos, adquisiciones y comunicaciones.
En resumen, la clave de esta etapa es integrar todas las áreas de conocimiento en un solo documento coherente y aprobado, asegurando que el proyecto esté bien gestionado en cuanto a tiempo, costo, calidad, recursos y otros factores críticos.