En el contexto de la Gestión del Alcance según el PMBOK 6ta edición, las fases de Validar el Alcance (5.5) y Controlar el Alcance (5.6) son cruciales para asegurar que el proyecto se mantenga alineado con los objetivos establecidos y para gestionar cualquier cambio en los requisitos o entregables.
Aquí te explico qué debes hacer en cada una de estas etapas:
Objetivo: Asegurarse de que los entregables del proyecto sean aceptados formalmente por los stakeholders (partes interesadas).
Actividades clave:
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Confirmación de entregables completados:
- Verificar que los entregables estén completos y cumplen con los criterios de aceptación previamente establecidos. Esto se logra mediante la revisión y prueba de los entregables del proyecto con los stakeholders.
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Revisión con los stakeholders:
- Reunir a los stakeholders clave y mostrarles los entregables. Esto puede involucrar presentaciones, demostraciones o pruebas de los productos o resultados obtenidos.
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Proceso formal de aceptación:
- Obtener la firma o aceptación formal de los entregables. Esto podría implicar un proceso formal o documentado, como la firma de un acta de aceptación o una carta de conformidad.
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Control de la calidad:
- Asegurarte de que los entregables cumplen con los estándares de calidad antes de presentarlos para su aceptación formal.
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Gestión de cambios:
- Identificar cualquier cambio en los entregables que pueda ser necesario, y gestionar las solicitudes de cambio de forma adecuada, siguiendo el proceso de control de cambios.
Objetivo: Monitorear y controlar cualquier cambio en el alcance del proyecto para garantizar que el proyecto no se desvíe de los objetivos inicialmente establecidos.
Actividades clave:
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Monitorear el progreso del proyecto:
- Realizar un seguimiento continuo de los entregables y el desempeño del proyecto para verificar que los resultados siguen alineados con el plan de alcance original.
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Gestión de cambios en el alcance:
- Utilizar el proceso de gestión de cambios para evaluar y aprobar cualquier solicitud de cambio en el alcance del proyecto. Esto se puede hacer mediante un Comité de Control de Cambios, si es necesario.
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Verificar el control de calidad:
- Asegurarse de que los entregables se ajusten a los requisitos del proyecto, lo cual implica la implementación de actividades de control de calidad en el proceso.
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Actualizar el plan de gestión del alcance:
- Si se aprueban cambios en el alcance, se deben realizar actualizaciones al plan de gestión del alcance, los documentos de requisitos y otros documentos relacionados para reflejar esos cambios.
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Controlar los entregables adicionales:
- Si surgen nuevos entregables, se deben validar de acuerdo con los estándares establecidos, y evaluar si hay impactos en el tiempo, costos o calidad del proyecto.
- Reuniones de revisión con stakeholders.
- Inspecciones y auditorías.
- Técnicas de resolución de problemas, como análisis de causa raíz.
- Revisión de documentos y pruebas de aceptación.
- Software de gestión de proyectos para el seguimiento del progreso.
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Validar el Alcance:
- Aceptación formal de entregables por parte de los stakeholders.
- Actas de aceptación de los entregables.
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Controlar el Alcance:
- Plan de gestión del alcance actualizado.
- Documentación de cambios en el alcance.
Ambos procesos son esenciales para garantizar que el proyecto se mantenga en la ruta correcta y que se gestionen adecuadamente los cambios en los entregables o el alcance del proyecto.