En la Guía PMBOK 6ta edición, el proceso de Monitorear los Riesgos es parte del Grupo de Procesos de Monitoreo y Control. El propósito de esta etapa es hacer un seguimiento continuo de los riesgos identificados, evaluar su impacto, revisar las respuestas a los riesgos y asegurarse de que los riesgos sean gestionados de manera adecuada durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Aquí te explico los pasos y actividades clave que debes realizar para Monitorear los Riesgos:
- Actualizar el Registro de Riesgos: Mantén una lista actualizada de todos los riesgos identificados, incluyendo su descripción, probabilidad de ocurrencia, impacto, y respuestas planificadas. Asegúrate de que los riesgos estén correctamente clasificados y que todos los detalles relevantes estén disponibles.
- Revisión del análisis de riesgos: Revisa si los riesgos previamente identificados aún son relevantes o si han cambiado en naturaleza, gravedad o probabilidad. Esto incluye la reevaluación de los riesgos que han sido mitigados y los nuevos riesgos que podrían haber surgido.
- Verificación de respuestas a los riesgos: Asegúrate de que las respuestas a los riesgos previamente planificadas se están implementando correctamente y que se están tomando las acciones adecuadas para mitigar o evitar los riesgos.
- Ajustes a las respuestas a los riesgos: Si la respuesta a un riesgo no es efectiva, será necesario ajustar o redefinir la estrategia para abordar dicho riesgo.
- Evaluación continua de la situación: Mantén un monitoreo constante de cualquier cambio en el entorno interno o externo del proyecto que pueda dar lugar a nuevos riesgos.
- Análisis de nuevas amenazas u oportunidades: Detecta nuevos riesgos potenciales o identifica oportunidades para mejorar los procesos, aprovechando cualquier cambio que ocurra.
- Auditoría de las prácticas de gestión de riesgos: Realiza revisiones y auditorías periódicas para evaluar si el proceso de gestión de riesgos se está llevando a cabo según lo planeado. Esto también ayuda a identificar brechas en las prácticas de gestión de riesgos.
- Revisión de planes y estrategias: Si se identifican riesgos nuevos o los existentes cambian, actualiza el plan de gestión de riesgos, incluyendo las estrategias y los procedimientos para responder a ellos.
- Seguimiento de indicadores clave de riesgos (KPIs): Establece y monitorea indicadores clave de rendimiento relacionados con la gestión de riesgos para evaluar la efectividad del plan de respuesta a riesgos y la posible necesidad de intervención.
- Reuniones de revisión de riesgos: Realiza reuniones regulares con los miembros del equipo y otras partes interesadas para discutir los riesgos del proyecto, revisar el estado de las respuestas, y evaluar cualquier cambio en el entorno.
- Informes de gestión de riesgos: Proporciona informes regulares sobre el estado de los riesgos, incluyendo las respuestas implementadas y cualquier ajuste necesario. Asegúrate de comunicar las lecciones aprendidas de la gestión de riesgos.
- Análisis de desempeño: Como el análisis de tendencias y el análisis de varianza para evaluar si las respuestas a los riesgos están funcionando.
- Reuniones de revisión del equipo de proyecto: Para asegurar que todos los involucrados estén al tanto del estado de los riesgos.
- Auditorías de gestión de riesgos: Para identificar oportunidades de mejora en los procesos de gestión de riesgos.
- Informes de riesgo: Para mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso y el estado de los riesgos.
- Registro de Riesgos actualizado: Con la incorporación de nuevos riesgos o cambios en los riesgos existentes.
- Plan de respuesta a los riesgos actualizado: Incluyendo cualquier ajuste necesario en las estrategias de respuesta.
- Informes de evaluación de riesgos: Comunicando el estado de la gestión de riesgos a las partes interesadas.
Este proceso debe llevarse a cabo de manera continua a lo largo del ciclo de vida del proyecto para asegurar que los riesgos se gestionen de forma efectiva y que el proyecto continúe en el camino hacia el éxito.