Para controlar el cronograma en un proyecto siguiendo la Guía PMBOK 6ta edición, se deben realizar una serie de actividades clave para asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del tiempo establecido y se ajusten las desviaciones si es necesario. Aquí te detallo lo que debes hacer para lograr esta etapa:
- Revisión periódica: Realiza revisiones regulares del cronograma para identificar si las actividades se están completando según lo planeado. Esto implica comparar el progreso real contra el plan original.
- Seguimiento de hitos y entregables: Revisa el cumplimiento de los hitos y entregables importantes del proyecto. Asegúrate de que no haya retrasos importantes que puedan afectar el alcance o el presupuesto.
- Análisis de variación: Compara el rendimiento real del cronograma con el rendimiento planificado. Se utilizan métricas como:
- Variación del cronograma (SV): Mide si el proyecto está adelantado o retrasado respecto al plan.
- Índice de desempeño del cronograma (SPI): Indica la eficiencia del trabajo realizado en función del tiempo.
- Si hay retrasos o avances inesperados, debes analizar las causas raíz para corregir el rumbo. Esto puede implicar:
- Revisión de la asignación de recursos.
- Evaluación de riesgos imprevistos.
- Cambios en el alcance o en los requisitos.
- Reajuste de fechas: Si se identifican desviaciones importantes, es necesario ajustar el cronograma, lo que puede incluir:
- Reprogramar actividades.
- Modificar las duraciones estimadas de tareas.
- Incorporar o redistribuir recursos.
- Revisión del calendario de trabajo: Asegúrate de que los recursos y las tareas se ajusten a los cambios realizados.
- Cualquier cambio en el cronograma debe ser gestionado formalmente mediante el control de cambios. Esto incluye:
- Asegurarse de que los cambios sean aprobados por los interesados.
- Actualizar los planes y la documentación relacionada.
- Notificar a los miembros del equipo y partes interesadas de los cambios relevantes.
- Los informes deben ser claros y detallados, reflejando:
- El estado actual del cronograma.
- Las posibles consecuencias de los retrasos.
- Acciones correctivas si son necesarias.
- Indicadores clave de desempeño (KPI), como el SPI y SV.
- En caso de que se identifiquen problemas en el cronograma, el equipo debe tomar acciones correctivas para volver al camino planificado o acciones preventivas para evitar futuros problemas. Esto puede implicar:
- Reasignar tareas o recursos.
- Ajustar los métodos de trabajo.
- Cambiar la estrategia de gestión de riesgos.
- Al final del proyecto o de las fases importantes, asegúrate de que el cronograma se haya completado satisfactoriamente. Esto implica revisar que todos los entregables hayan sido entregados a tiempo y que el proyecto haya cumplido con los plazos establecidos.
- Métodos de Análisis: Como el análisis de la variación y el índice de rendimiento.
- Técnicas de Estimación: Como las estimaciones de duración y las técnicas de simulación.
- Software de Gestión de Proyectos: Herramientas como Microsoft Project, que ayudan a visualizar y ajustar el cronograma en tiempo real.
- Plan de Gestión del Cronograma: El plan que establece las políticas y procedimientos para planificar, desarrollar y controlar el cronograma.
- Informe de Desempeño del Trabajo (PIR): Documento que reporta el desempeño del proyecto y que incluye información sobre el cronograma.
Para controlar el cronograma de acuerdo con el PMBOK 6ta edición, debes monitorear continuamente el progreso, medir el desempeño mediante métricas, identificar y abordar las desviaciones, ajustar el cronograma cuando sea necesario, y gestionar cambios de manera controlada. Todo esto debe estar basado en un enfoque de monitoreo y control sistemático que se alinee con los objetivos del proyecto y satisfaga las expectativas de los interesados.