La "Adquisición" dentro del PMBOK 6 (Project Management Body of Knowledge) es una de las áreas clave en la gestión de proyectos. La "Adquisición" es el proceso de obtener los productos, servicios o resultados necesarios para el proyecto fuera de la organización. En la "fase de Adquisiciones" se detallan actividades que permiten lograr estos objetivos, desde la planificación hasta la contratación.
La Guía PMBOK 6 describe esta etapa bajo el proceso 12.2: Efectuar las adquisiciones. Aquí te dejo los pasos clave a seguir para lograr esta etapa de manera exitosa:
- Determina el enfoque de adquisición que utilizarás. Esto involucra decidir si vas a comprar productos, servicios o recursos de proveedores externos, y cuáles serán los procedimientos para la contratación (licitaciones, negociaciones, compras directas, etc.).
- Identificar qué tipo de contrato se utilizará (por ejemplo, precio fijo, costo reembolsable, tiempo y materiales).
- Desarrolla la documentación necesaria que detalle los requisitos y condiciones de la adquisición. Esto incluye la Solicitud de Propuestas (RFP), Solicitud de Cotización (RFQ), o Instrucciones para la Oferta.
- Establece claramente las condiciones de la adquisición, los entregables, el calendario de pagos, y los criterios de evaluación.
- Publica o envía las solicitudes a los proveedores potenciales.
- Asegúrate de seleccionar a los proveedores correctos según su capacidad de cumplir con los requisitos del proyecto.
- Compara las propuestas de los proveedores utilizando los criterios de evaluación predefinidos.
- Evalúa no solo los precios, sino también otros factores importantes como la calidad, el tiempo de entrega, la experiencia del proveedor y su historial.
- Escoge al proveedor que mejor cumpla con las necesidades del proyecto y que ofrezca las mejores condiciones para tu organización.
- Asegúrate de que el proveedor seleccionado sea capaz de cumplir con los requisitos técnicos, las restricciones de tiempo y las condiciones contractuales.
- Negocia las condiciones del contrato, como los términos de pago, los plazos de entrega y las garantías.
- Formaliza el acuerdo mediante la firma del contrato, especificando todos los términos y condiciones.
- Considera aspectos legales y contractuales que garanticen el cumplimiento.
- Establece un plan de gestión para coordinar y controlar el desempeño del proveedor durante la ejecución del proyecto.
- Monitorea el progreso de las adquisiciones y la calidad de los entregables proporcionados por el proveedor.
- Asegúrate de que las adquisiciones se estén realizando según lo planeado y que los entregables cumplan con los requisitos.
- Mantén comunicación constante con el proveedor para gestionar cualquier cambio, problemas o ajustes en los plazos.
- Cuando los entregables hayan sido entregados y aceptados, y el contrato esté completo, cierra formalmente las adquisiciones.
- Realiza el pago final, evalúa el rendimiento del proveedor y documenta cualquier lección aprendida.
El PMBOK 6 describe varias herramientas y técnicas que te ayudarán a ejecutar este proceso:
- Revisión de la Propuesta: Revisión detallada de las propuestas de los proveedores para evaluar su idoneidad.
- Evaluación de Proveedores: Técnicas para evaluar la capacidad, la fiabilidad y la estabilidad de los proveedores.
- Negociación: Habilidad clave para llegar a acuerdos favorables en los contratos.
- Contrato de Adquisición: Documentos formales que definen los términos legales y los compromisos de las partes.
- Documentos de Solicitud de Propuestas (RFP/RFQ).
- Acuerdos Contractuales.
- Plan de Gestión de Adquisiciones.
- Evaluación de Proveedores y Propuestas.
- Registros de Decisiones y Lecciones Aprendidas.
- Asegúrate de gestionar adecuadamente las expectativas de los proveedores.
- Ten cuidado con las cláusulas contractuales y considera el uso de cláusulas de penalización por incumplimiento de plazos y especificaciones.
- Mantén una comunicación constante con los proveedores para evitar malentendidos o retrasos.
Siguiendo estos pasos, podrás completar con éxito la etapa de 12.2 Efectuar las Adquisiciones dentro del marco de gestión de tu proyecto según el PMBOK 6.