La Gestión de la Participación de los Interesados es una de las áreas clave del PMBOK (6ª edición) en la que se busca involucrar, mantener informados y gestionar las expectativas de los interesados en un proyecto. Esta fase es fundamental para lograr el éxito del proyecto, ya que los interesados tienen un impacto directo en el mismo.
Para lograr esta etapa, se deben llevar a cabo las siguientes actividades:
- Definición: El primer paso es identificar a todos los interesados, es decir, cualquier persona, grupo u organización que pueda afectar o verse afectada por el proyecto. Esto incluye tanto a los internos como a los externos al proyecto (por ejemplo, clientes, proveedores, empleados, gobiernos, etc.).
- Herramientas y Técnicas:
- Reuniones para obtener información.
- Análisis de documentos previos (por ejemplo, contratos, informes, etc.).
- Entrevistas con personas clave.
- Matriz de interesados para registrar a los interesados y su relación con el proyecto.
- Definición: Aquí se establece cómo se involucrarán los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este proceso incluye determinar las estrategias que se utilizarán para manejar las expectativas y comunicaciones de los interesados.
- Herramientas y Técnicas:
- Plan de gestión de la participación de los interesados, que detalla las estrategias para involucrarlos, las expectativas a gestionar y las formas de comunicarse con ellos.
- Matriz de poder/interés (o influencia/impacto), que clasifica a los interesados según su nivel de poder o influencia y el grado de interés que tienen en el proyecto.
- Definición: Este proceso implica trabajar activamente para asegurar que los interesados estén comprometidos y sus expectativas sean gestionadas de forma efectiva. Se trata de llevar a cabo las estrategias definidas en el plan de participación y de comunicar regularmente con los interesados.
- Herramientas y Técnicas:
- Gestión de las expectativas: Se deben abordar las preocupaciones y las expectativas de los interesados para evitar conflictos y asegurar su apoyo.
- Reuniones de seguimiento: Se deben mantener sesiones regulares de actualización para involucrar a los interesados y mantenerlos informados.
- Comunicación efectiva: Asegurarse de que la información que se comparte sea clara, relevante y se adapte a las necesidades de cada grupo de interesados.
- Definición: A lo largo del proyecto, es necesario realizar un seguimiento continuo para asegurarse de que los interesados siguen comprometidos y satisfechos con el curso del proyecto. Esto también implica gestionar cualquier cambio en las expectativas y resolver problemas que surjan.
- Herramientas y Técnicas:
- Evaluaciones de participación: Evaluar periódicamente la efectividad de las acciones tomadas para involucrar a los interesados.
- Feedback: Recoger retroalimentación constante de los interesados sobre el progreso del proyecto.
- Análisis de cambios: Detectar cualquier cambio en las expectativas de los interesados y ajustar las estrategias de gestión según sea necesario.
- Comunicación constante con los interesados clave.
- Manejo de conflictos que puedan surgir debido a expectativas no alineadas.
- Asegurar que las expectativas estén alineadas con los objetivos y resultados del proyecto.
- Ajustar el plan de participación en función de la evolución del proyecto y las necesidades cambiantes de los interesados.
- Es importante no solo satisfacer las expectativas de los interesados, sino también mantener una relación positiva y de confianza con ellos a lo largo del proyecto.
- Utilizar una estrategia de comunicación proactiva, asegurándose de que los interesados estén informados antes de que surjan posibles problemas.
- Los interesados con alta influencia deben ser gestionados más de cerca, mientras que los de bajo poder pueden ser monitoreados con menos intensidad.
La Gestión de la Participación de los Interesados es crucial para el éxito del proyecto, ya que ayuda a evitar malentendidos, alinea los objetivos del proyecto con las expectativas de los interesados y asegura que los recursos necesarios estén disponibles cuando se necesiten.