Para cumplir con la etapa de "Identificar a los Interesados" del PMBOK 6ta edición, debes seguir una serie de pasos detallados que te permitirán identificar a las partes interesadas (stakeholders) del proyecto y comprender sus expectativas, influencias y necesidades. Esto es crucial, ya que los interesados tienen un impacto directo en el éxito del proyecto.
El objetivo principal de esta etapa es identificar a todas las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verse afectadas por el proyecto. Este proceso también incluye la recopilación de información relevante sobre sus intereses, expectativas, poder, influencia y cómo afectarán las decisiones del proyecto.
Antes de comenzar a identificar a los interesados, es fundamental contar con una visión clara del proyecto, de su alcance y objetivos. La recopilación de información del proyecto, como el acta constitutiva, los objetivos estratégicos, los requisitos y las restricciones, es un paso previo importante. Esto te permitirá determinar qué interesados pueden estar relacionados con estos aspectos.
El PMBOK 6 menciona varias herramientas y técnicas para este proceso:
- Reuniones y entrevistas: Reúnete con el patrocinador del proyecto, los miembros del equipo directivo y otras partes relevantes. Realiza entrevistas con personas clave dentro y fuera de la organización para entender qué les interesa sobre el proyecto.
- Análisis de documentos: Revisa los documentos del proyecto, como el acta constitutiva, los informes previos y cualquier documento relevante que pueda proporcionar información sobre las personas o grupos que podrían verse afectados.
- Revisión de recursos organizacionales: Considera la estructura organizativa y los roles para identificar personas dentro de la organización que puedan tener influencia en el proyecto.
- Lluvias de ideas (Brainstorming): Reúne a un grupo clave de personas para generar ideas sobre quiénes podrían ser los interesados.
- Técnicas de análisis de stakeholders: Algunas técnicas, como el mapa de poder e interés, ayudan a visualizar la relación entre los interesados y el proyecto.
A continuación, realiza una lista de todos los interesados del proyecto. Esto incluye, pero no se limita a:
- Patrocinadores: Personas u organizaciones que financian o aprueban el proyecto.
- Clientes: Aquellos que recibirán el producto o servicio resultante del proyecto.
- Equipo del proyecto: El personal directamente involucrado en la ejecución del proyecto.
- Proveedores y contratistas: Los que proporcionan recursos o servicios necesarios.
- Reguladores y autoridades: Entidades gubernamentales o de control que puedan tener requisitos o normativas aplicables.
- Partes externas: Grupos que, aunque no están directamente involucrados, pueden verse afectados por el proyecto, como comunidades locales, competidores o incluso otras organizaciones.
Una vez identificados los interesados, es necesario analizar sus características, intereses y nivel de influencia. Para esto, utiliza herramientas como:
- Matriz de poder e interés: Esta herramienta te ayuda a clasificar a los interesados según su poder o influencia sobre el proyecto y su nivel de interés en el mismo. Las categorías más comunes son:
- Alta influencia y alto interés: Estos son los interesados clave con los que debes mantener una comunicación activa y frecuente.
- Alta influencia y bajo interés: Manténlos satisfechos con información regular y relevante.
- Baja influencia y alto interés: Manténlos informados y gestionados, pero no es necesario hacerles seguimiento constante.
- Baja influencia y bajo interés: Realiza un seguimiento mínimo con estos interesados.
- Registro de interesados: Una vez analizados, crea un registro de interesados que contenga información detallada sobre ellos, como su nombre, roles, expectativas, intereses, influencia, necesidades y estrategias de comunicación.
Dependiendo de la clasificación de los interesados, se deben desarrollar estrategias de comunicación específicas. Por ejemplo:
- Para los interesados con alta influencia y alto interés, debes mantenerlos involucrados a través de comunicaciones frecuentes y personalizadas.
- Para los interesados con bajo poder e interés, puedes comunicarte con ellos de manera menos frecuente, a través de resúmenes ejecutivos o actualizaciones breves.
Los interesados pueden cambiar durante el ciclo de vida del proyecto, por lo que debes revisar y actualizar el registro de interesados periódicamente para reflejar cualquier cambio en su nivel de interés, poder o impacto.
Es importante que, una vez identificados y analizados, los interesados sean gestionados de manera adecuada a lo largo del proyecto. Mantener una comunicación constante, gestionar sus expectativas y tomar en cuenta sus preocupaciones puede ser fundamental para el éxito del proyecto.
- Entrevistas y reuniones de grupo.
- Lluvias de ideas (Brainstorming).
- Análisis de impacto de interesados.
- Matriz de poder e interés.
- Registro de interesados.
- Documenta todo: Asegúrate de mantener un registro detallado de los interesados, sus expectativas y tu estrategia de comunicación.
- Comunicaciones efectivas: La clave es asegurarte de que la comunicación con los interesados sea clara, relevante y oportuna.
- Flexibilidad: Los interesados pueden cambiar a lo largo del proyecto. No dudes en ajustar tus estrategias de gestión a medida que evolucionan.
Para cumplir con la etapa de "Identificar a los Interesados" en el PMBOK 6, debes aplicar un enfoque sistemático y bien documentado para identificar y gestionar a todos los stakeholders relevantes del proyecto. Esto te permitirá comprender sus necesidades y gestionar sus expectativas de manera efectiva, lo que contribuirá al éxito del proyecto.