Para lograr las etapas 5.1 Planificar la Gestión del Alcance, 5.2 Recopilar Requisitos, 5.3 Definir el Alcance y 5.4 Crear la EDT/WBS según el PMBOK 6ta edición, se deben seguir los siguientes pasos y enfoques detallados para cada una de estas fases dentro del proceso de Gestión del Alcance del Proyecto.
Objetivo: Establecer un plan para definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
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Desarrollar el Plan de Gestión del Alcance:
- El Plan de Gestión del Alcance describe cómo se definirá el alcance, cómo se validarán los entregables y cómo se controlará el alcance a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- En este documento se deben especificar:
- Cómo se realizará la definición del alcance (procesos y métodos).
- Cómo se gestionará la validación del alcance (evaluación de los entregables).
- Cómo se controlará el alcance (procesos de monitoreo y control).
- Responsabilidades del equipo de proyecto en la gestión del alcance.
- Criterios de aceptación de los entregables.
- Herramientas y técnicas utilizadas para la gestión del alcance.
- Asegúrate de incluir los lineamientos de control de cambios del alcance, especificando cómo se manejarán los cambios en el alcance.
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Involucrar a los interesados clave:
- Participa en reuniones con el equipo, patrocinadores y otras partes interesadas para definir expectativas y determinar cómo gestionar el alcance.
- Reuniones con el equipo y stakeholders.
- Análisis de documentos como el acta constitutiva.
- Técnicas de análisis para definir el enfoque de la gestión del alcance.
Objetivo: Obtener las necesidades y expectativas de los interesados para definir el alcance del proyecto.
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Definir los requisitos:
- Los requisitos son las condiciones o capacidades que debe cumplir el proyecto o el producto para satisfacer las necesidades de los interesados. Se debe recopilar información detallada sobre lo que los interesados desean o esperan lograr.
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Técnicas para recopilar requisitos:
- Entrevistas: Conversaciones con stakeholders clave para comprender sus necesidades.
- Encuestas y cuestionarios: Herramientas para obtener información de un grupo más amplio.
- Talleres: Reuniones grupales para discutir y definir los requisitos.
- Análisis de documentos: Revisión de documentación existente como contratos, políticas y documentos previos.
- Observación: Evaluar las necesidades observando el entorno donde se utilizará el producto del proyecto.
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Documentar los requisitos:
- Los requisitos deben ser claros, medibles y fáciles de gestionar. La documentación de los requisitos incluye:
- Requisitos funcionales: Lo que debe hacer el producto del proyecto.
- Requisitos no funcionales: Cómo debe comportarse el producto (por ejemplo, confiabilidad, rendimiento).
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Validar los requisitos con los stakeholders:
- Revisa con los interesados para asegurarte de que sus expectativas han sido correctamente interpretadas y documentadas.
- Entrevistas, encuestas y cuestionarios.
- Técnicas de facilitación como talleres o reuniones de grupo.
- Análisis de documentos previos (actas, contratos, etc.).
- Prototipos o demostraciones de producto para visualizar requisitos.
Objetivo: Desarrollar una descripción detallada del alcance del proyecto, incluyendo lo que está dentro del alcance y lo que está fuera del alcance.
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Desarrollar la declaración del alcance del proyecto:
- La declaración del alcance debe ser una descripción detallada de todos los entregables del proyecto, incluyendo sus características y funciones principales.
- Define qué está dentro y fuera del alcance (límites del proyecto).
- Identificar las restricciones y supuestos que puedan afectar el alcance del proyecto.
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Detallar los entregables:
- Establecer claramente los entregables que el proyecto debe producir. Los entregables son los resultados tangibles del proyecto.
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Asegurarse de que los requisitos estén alineados con el alcance:
- Validar que todos los requisitos recopilados estén reflejados en el alcance del proyecto y que cubran las expectativas de los interesados.
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Definir los criterios de aceptación:
- Especificar las condiciones bajo las cuales los entregables serán aceptados por los interesados.
- Desglosar los requisitos para definir las funcionalidades.
- Reuniones de clarificación con los interesados para ajustar el alcance.
- Análisis de alternativas para gestionar las restricciones o supuestos.
- Definir límites claros sobre lo que se incluye y lo que se excluye.
Objetivo: Desglosar el alcance del proyecto en componentes más pequeños y manejables (paquetes de trabajo).
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Crear la WBS (Work Breakdown Structure):
- La WBS es una herramienta clave para organizar el trabajo del proyecto y dividirlo en partes más pequeñas y manejables.
- La WBS es una estructura jerárquica que desglosa el trabajo en niveles de detalle. Cada nivel de la WBS representa un nivel de descomposición del trabajo, desde el nivel más alto (el proyecto) hasta los paquetes de trabajo más pequeños.
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Definir paquetes de trabajo:
- Los paquetes de trabajo son las unidades más pequeñas de trabajo que se pueden asignar y gestionar de manera independiente.
- Cada paquete de trabajo debe ser claro, con entregables definidos y un responsable asignado.
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Asegurarse de que la WBS cubra todo el alcance:
- El alcance completo debe estar representado en la WBS. Ningún trabajo importante debe ser omitido.
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Verificar la alineación con la declaración del alcance:
- La WBS debe ser revisada para asegurarse de que todos los entregables y actividades están alineados con la declaración de alcance.
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Validar la WBS con los interesados:
- Es importante obtener la aprobación de los interesados clave antes de proceder con la ejecución del trabajo. Esto garantiza que no se hayan pasado por alto elementos importantes del alcance.
- Descomposición: Romper el trabajo en componentes más pequeños.
- Reuniones de revisión con los stakeholders para asegurar que la WBS sea correcta.
- Diagramas de flujo o diagramas jerárquicos para representar la WBS visualmente.
- 5.1 Planificar la Gestión del Alcance: Desarrollar el Plan de Gestión del Alcance, definir cómo se gestionará el alcance y los cambios.
- 5.2 Recopilar Requisitos: Obtener y documentar las necesidades de los interesados mediante entrevistas, encuestas, y otras técnicas.
- 5.3 Definir el Alcance: Desarrollar una declaración del alcance, definir entregables y criterios de aceptación.
- 5.4 Crear la EDT/WBS: Desglosar el trabajo en paquetes de trabajo pequeños y gestionables usando la WBS.
Cada una de estas etapas debe ser documentada adecuadamente para asegurar que todos los aspectos del proyecto estén cubiertos, los requisitos sean claros y que el trabajo pueda ser ejecutado de manera eficiente y controlada.