En la Guía PMBOK 6ta edición, la Planificación de la Gestión de las Comunicaciones (Proceso 10.1) es uno de los procesos fundamentales dentro del área de conocimiento de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Este proceso se enfoca en desarrollar un plan que defina cómo se van a gestionar y comunicar la información durante el proyecto, tanto dentro del equipo del proyecto como con los interesados. Para lograr esta etapa correctamente, debes realizar los siguientes pasos clave:
Asegúrate de tener las siguientes entradas para realizar una planificación efectiva:
- Acta de constitución del proyecto: Este documento contiene información clave sobre los objetivos, el alcance y las partes interesadas, lo cual es esencial para comprender las necesidades de comunicación.
- Plan para la dirección del proyecto: Ya que define cómo se gestionarán las áreas del proyecto, y el plan de comunicaciones debe alinearse con los otros planes de gestión.
- Factores Ambientales de la Empresa: Considera las políticas organizacionales, las herramientas y tecnologías disponibles, la cultura de la organización, etc., que pueden influir en las comunicaciones del proyecto.
- Activos de los procesos de la organización: Incluye plantillas, lecciones aprendidas previas, y los sistemas y métodos de comunicación que ya existen dentro de la organización.
Durante esta etapa, puedes usar las siguientes herramientas y técnicas para desarrollar el plan de comunicaciones:
- Análisis de las partes interesadas: Es crucial identificar y comprender las expectativas y necesidades de los interesados, ya que influirán en la forma en que se comunique la información. Aquí se incluye el análisis de la matriz de influencia-interés de los interesados.
- Reuniones: Las reuniones son una técnica común para comprender las necesidades de los interesados y definir el plan de comunicación.
- Comunicación formal: Este proceso puede involucrar la elaboración de documentos formales que describen los procesos de comunicación y los flujos de información.
- Tecnologías de la información: Las herramientas y sistemas disponibles en la organización, como software de gestión de proyectos, plataformas de colaboración, etc., también pueden ayudar en la planificación de las comunicaciones.
El objetivo es generar el Plan de Gestión de las Comunicaciones, que incluye lo siguiente:
- Requerimientos de comunicación: Define qué información necesita cada parte interesada, cuándo la necesita, y cómo se va a entregar.
- Flujos de comunicación: Detalla cómo se compartirá la información entre los interesados y el equipo del proyecto.
- Canales de comunicación: Se determinan los medios o métodos más efectivos para la transmisión de la información (por ejemplo, reuniones, correos electrónicos, informes, etc.).
- Frecuencia de las comunicaciones: Establece cuán a menudo se realizarán las comunicaciones, basadas en la importancia y la urgencia de la información.
- Responsabilidades de las comunicaciones: Asigna quién es responsable de enviar la información y quién la recibe. Asegura que haya claridad sobre quién se encarga de cada comunicación.
- Estrategias de comunicación en situaciones difíciles: En ocasiones puede ser necesario planificar cómo manejar situaciones de comunicación difíciles o complejas, como conflictos o crisis.
- Formatos de la información: Define cómo se presentará la información (por ejemplo, informes escritos, presentaciones, tablas, etc.).
Una vez que hayas desarrollado el Plan de Gestión de las Comunicaciones, debe ser revisado y aprobado por los interesados clave del proyecto, para asegurar que cumple con sus expectativas y necesidades. La comunicación efectiva es clave para el éxito del proyecto, por lo que debes asegurarte de que todos los involucrados estén alineados.
- Recopilar la información relevante: Examina la información proveniente del acta de constitución del proyecto, el plan del proyecto y los factores internos de la organización.
- Identificar a las partes interesadas: Realiza un análisis exhaustivo para comprender las necesidades de comunicación de cada parte interesada.
- Desarrollar el plan de comunicaciones: Incluye los flujos de información, los métodos de comunicación, las frecuencias, y las responsabilidades.
- Obtener la aprobación: Revisa y asegúrate de que el plan sea aprobado por las partes interesadas.
Con estos pasos, podrás cumplir de manera efectiva con la planificación de la gestión de las comunicaciones del proyecto, lo que mejorará la coordinación y el flujo de información durante todo el ciclo de vida del proyecto.