Para implementar la Respuesta a los Riesgos en el marco del PMBOK 6ª edición, es importante seguir una serie de pasos y actividades que garanticen que los riesgos identificados sean gestionados correctamente durante la ejecución del proyecto. En esta etapa, el objetivo es aplicar las estrategias de respuesta previamente seleccionadas para minimizar los efectos de los riesgos negativos o maximizar los efectos de los riesgos positivos.
Aquí te explico qué debes hacer para lograr esta etapa:
Aunque en esta etapa ya deberías haber identificado los riesgos y evaluado su impacto, es crucial tener claro qué riesgos se van a abordar con una estrategia de respuesta. Asegúrate de que todos los riesgos que se encuentran en el registro de riesgos hayan sido clasificados y evaluados previamente en términos de su probabilidad de ocurrencia e impacto.
Las estrategias de respuesta a los riesgos se desarrollan en la fase de Planificación de la Gestión de Riesgos, pero aquí es donde realmente las pones en acción. Estas estrategias dependen del tipo de riesgo:
- Riesgos negativos (amenazas):
- Evitar: Cambiar los planes del proyecto para eliminar la amenaza o proteger los objetivos del proyecto de su impacto.
- Mitigar: Reducir la probabilidad de ocurrencia o el impacto de un riesgo negativo.
- Transferir: Hacer que otro parte asuma la responsabilidad del riesgo (por ejemplo, contratando seguros).
- Aceptar: Reconocer que el riesgo no se puede evitar, mitigar o transferir, y se decide aceptar el impacto si ocurre.
- Riesgos positivos (oportunidades):
- Explotar: Asegurarse de que el riesgo positivo suceda.
- Mejorar: Aumentar la probabilidad de que el riesgo positivo suceda o de maximizar su impacto.
- Compartir: Compartir el riesgo con otros (por ejemplo, asociándose con otra organización para aprovechar una oportunidad).
- Aceptar: Aceptar que no se tomará ninguna acción adicional, pero estar preparado para aprovechar la oportunidad si surge.
Es aquí donde implementas las estrategias de respuesta. Dependiendo de la naturaleza de la estrategia, esto puede implicar varias acciones, como:
- Modificar los planes y asignar recursos adicionales.
- Contratar servicios o seguro para transferir el riesgo.
- Ajustar las actividades del proyecto para reducir la probabilidad o el impacto de riesgos negativos.
- Tomar decisiones en función de las oportunidades que surjan.
Asegúrate de asignar roles y responsabilidades claras para la implementación de las respuestas a los riesgos. Algunas personas deben ser responsables de implementar las estrategias y otras de monitorear el progreso de esas acciones.
Durante la fase de ejecución del proyecto, debes hacer un seguimiento continuo de los riesgos y de la efectividad de las respuestas implementadas:
- Monitorear los riesgos: Realizar revisiones periódicas del riesgo y su entorno para identificar cambios que puedan afectar las respuestas.
- Evaluar la efectividad de las respuestas: Asegúrate de que las estrategias implementadas realmente estén funcionando y de que los riesgos se estén manejando de acuerdo con lo planeado.
- Reajustar las respuestas cuando sea necesario: Si alguna estrategia no está funcionando, ajusta tu enfoque, ya sea cambiando la respuesta o desarrollando nuevas soluciones.
A medida que se implementan las respuestas, es importante actualizar el registro de riesgos. Esto incluye:
- Documentar cualquier cambio en el estado del riesgo.
- Notar si el riesgo se ha mitigado, transferido, explotado, o si ha surgido un nuevo riesgo.
- Registrar las lecciones aprendidas durante la ejecución de las respuestas.
- Mantén una comunicación continua con todos los involucrados en el proyecto sobre los riesgos y las respuestas.
- Informa a las partes interesadas sobre los riesgos que han sido mitigados, transferidos o explotados.
- Si el riesgo tiene un impacto significativo, asegúrate de que todos los miembros del equipo estén al tanto de cómo reaccionar y qué medidas tomar en caso de que el riesgo se materialice.
Documenta cualquier lección aprendida sobre la respuesta a los riesgos. Esto ayudará no solo al proyecto actual, sino también a futuros proyectos de la organización.
En resumen, para implementar la respuesta a los riesgos en el PMBOK 6ª edición, debes:
- Asegurarte de que las estrategias de respuesta estén alineadas con los riesgos identificados y evaluados.
- Implementar las respuestas asignando recursos y responsabilidades.
- Monitorear y controlar la efectividad de las respuestas.
- Actualizar el registro de riesgos y documentar lecciones aprendidas.
- Mantener una comunicación constante con todas las partes involucradas.
Recuerda que la gestión de riesgos no termina con la implementación de la respuesta; es un proceso continuo que involucra el monitoreo y la adaptación a medida que el proyecto avanza.