Para controlar los costos en la etapa de Controlar los Costos del PMBOK 6ª edición, es fundamental seguir ciertos procesos y actividades clave que te ayudarán a garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto aprobado. Esta fase está relacionada con el monitoreo y control de los costos durante la ejecución del proyecto.
Aquí te explico qué debes hacer en cada uno de los pasos clave:
- Realizar el seguimiento del progreso del proyecto: Es importante comparar el rendimiento real con el planificado. Para eso, debes utilizar las herramientas y técnicas de análisis de variación y desempeño (por ejemplo, análisis de valor ganado (EVM)).
- Identificar desviaciones: Detecta si hay variaciones entre los costos reales y los presupuestados, y determina sus causas.
- Evaluar el impacto de las desviaciones: Analiza cómo las variaciones de costos pueden afectar al cronograma y otros aspectos del proyecto.
- Controlar los cambios: Asegúrate de que los cambios relacionados con los costos se gestionen adecuadamente a través de los procesos de control de cambios. Esto incluye el seguimiento de las solicitudes de cambio que puedan impactar el presupuesto del proyecto.
- Actualizar el presupuesto: Si un cambio es aprobado, el presupuesto del proyecto debe actualizarse y reflejar las nuevas estimaciones.
- Gestionar los riesgos financieros: Realiza una evaluación de los riesgos financieros y sus impactos sobre los costos del proyecto. Los riesgos pueden implicar costos adicionales imprevistos.
- Desarrollar planes de contingencia: Si hay riesgos que podrían afectar el presupuesto, establece planes de contingencia para mitigar esos riesgos.
- Revisar y actualizar el plan de gestión de costos: Según sea necesario, actualiza el plan de gestión de costos para reflejar cambios en el enfoque de control de costos.
- Realizar ajustes en el flujo de caja: Si es necesario, ajusta los flujos de caja del proyecto para garantizar que el dinero esté disponible cuando se necesite.
- Comunicar el estado de los costos a los interesados: Asegúrate de que los stakeholders estén informados sobre el desempeño de los costos del proyecto, mediante informes de costos periódicos, que incluyan los desvíos, las causas y las acciones correctivas.
- Análisis de Valor Ganado (EVM): Esta técnica permite medir el desempeño del proyecto en términos de costo y tiempo.
- Forecasting (Pronóstico): Herramientas que permiten predecir el desempeño futuro de los costos, como la estimación de costos al final del proyecto.
- Análisis de Variación y Tendencias: Estas herramientas ayudan a evaluar si los costos actuales se están alineando con lo planeado, y si es necesario ajustar el plan.
- Entradas:
- Plan de gestión de costos
- Cronograma del proyecto
- Datos de desempeño del trabajo
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de los procesos organizacionales
- Salidas:
- Actualizaciones en el plan de gestión de costos
- Actualización de los costos
- Informes de desempeño de los costos
- Cambios en las solicitudes de cambios
En resumen, para controlar los costos eficazmente en un proyecto debes monitorear el progreso del trabajo en relación con el presupuesto, identificar y manejar las desviaciones, gestionar los riesgos, asegurar que los cambios sean aprobados adecuadamente y mantener a los interesados informados sobre el estado del presupuesto. Todo esto debe estar respaldado por un enfoque estructurado, utilizando herramientas de control como el análisis de valor ganado.