La monitorización de las comunicaciones es una de las áreas clave dentro de la gestión de las comunicaciones en proyectos, según el PMBOK 6ta edición. En la sección 10.3, se abordan los pasos necesarios para monitorear las comunicaciones y garantizar que los flujos de información sean efectivos y eficaces a lo largo de la vida del proyecto.
A continuación, te explico los pasos clave que debes seguir para lograr esta etapa:
El proceso de Monitorear las Comunicaciones tiene como objetivo garantizar que las comunicaciones se gestionen de manera efectiva durante todo el proyecto. Esto implica realizar un seguimiento del flujo de la información, asegurarte de que el mensaje correcto llegue a las partes interesadas, y que se tomen las acciones correctivas si es necesario.
Las entradas que necesitas para monitorear las comunicaciones son:
- Plan de Gestión de las Comunicaciones: Este documento es clave, ya que contiene los detalles sobre cómo se van a gestionar, recibir y distribuir las comunicaciones a lo largo del proyecto.
- Informe de desempeño del trabajo: Incluye datos sobre el avance del proyecto, lo cual es crucial para evaluar la efectividad de las comunicaciones.
- Registros de las Comunicaciones: Los registros anteriores de comunicaciones en el proyecto, como actas de reuniones, correos electrónicos, informes y otros documentos relevantes.
- Plan de Gestión del Proyecto: Abarca toda la planificación y ejecución, y permite monitorear la alineación de las comunicaciones con los objetivos generales del proyecto.
- Información sobre las partes interesadas: Debes conocer a fondo a las partes interesadas y sus expectativas para adaptar las comunicaciones de forma eficaz.
Para monitorear efectivamente las comunicaciones, se pueden utilizar varias herramientas y técnicas, tales como:
- Tecnologías de la Información (TI): Plataformas digitales para la gestión de documentos, videoconferencias, plataformas de colaboración, etc.
- Reuniones de seguimiento: Reuniones periódicas para verificar cómo están funcionando las comunicaciones y asegurarse de que la información fluye correctamente.
- Encuestas o Retroalimentación: Recoger opiniones de los miembros del equipo y las partes interesadas sobre la efectividad de las comunicaciones.
- Análisis de la efectividad de las comunicaciones: Analizar si la información es comprensible, se transmite en el tiempo adecuado y si se ha alcanzado el impacto deseado.
El proceso de monitoreo de las comunicaciones genera varias salidas importantes:
- Información sobre el desempeño del trabajo: Ayuda a identificar áreas donde las comunicaciones pueden mejorarse o se están manejando de forma inadecuada.
- Solicitudes de cambios: Si se detectan problemas con las comunicaciones, se pueden necesitar cambios en el plan de gestión de las comunicaciones o en el propio proyecto.
- Actualizaciones al plan de gestión de las comunicaciones: Basado en los hallazgos durante la monitorización, es posible que se necesiten ajustar las estrategias y planes de comunicación.
Es importante estar atento a los riesgos relacionados con la comunicación en el proyecto, tales como:
- Desinformación: Falta de información precisa o actualizada.
- Sobrecarga de información: Enviar demasiada información puede hacer que los destinatarios no puedan procesarla adecuadamente.
- Falta de claridad: Las comunicaciones confusas o mal estructuradas pueden llevar a malentendidos.
A medida que avanzas en el proyecto, debes ajustar continuamente la estrategia de comunicación basándote en los resultados de la monitorización. Si se identifican problemas en los flujos de información, deberás implementar cambios que mejoren la situación. Esto puede incluir actualizar los métodos de entrega, los medios de comunicación utilizados, o los canales de distribución de la información.
En resumen, la monitorización de las comunicaciones dentro del marco del PMBOK 6 requiere una atención constante y proactiva a los flujos de información, el análisis de su efectividad y la toma de decisiones para corregir cualquier deficiencia que se pueda detectar en el proceso.