Para lograr las etapas descritas en el PMBOK 6 en el área de Gestión de Riesgos, debes seguir un enfoque sistemático y utilizar las herramientas y técnicas adecuadas para cada una. A continuación te doy una guía para cada etapa mencionada:
Esta etapa establece cómo se gestionarán los riesgos a lo largo del proyecto. El objetivo es crear un plan de gestión de riesgos que defina cómo se identifican, analizan y responden a los riesgos.
Acciones clave:
- Desarrollar el Plan de Gestión de Riesgos: Esto incluye definir las políticas, los procedimientos y los recursos necesarios para gestionar los riesgos.
- Definir el enfoque y las metodologías que se usarán para identificar, analizar, responder y monitorear los riesgos.
- Asignar roles y responsabilidades para la gestión de riesgos.
- Establecer el presupuesto y los plazos para las actividades de gestión de riesgos.
- Determinar los umbrales de tolerancia al riesgo (nivel de riesgo que el proyecto está dispuesto a aceptar).
Herramientas y técnicas:
- Revisión de documentos (como el acta de constitución del proyecto, los planes de gestión).
- Entrevistas con los interesados.
- Análisis de las necesidades y expectativas de los interesados.
En esta etapa, el objetivo es identificar todos los riesgos posibles que podrían afectar el proyecto. Este proceso se enfoca en ser lo más exhaustivo posible.
Acciones clave:
- Lluvia de ideas: Utilizar técnicas como la lluvia de ideas, el análisis de causa raíz y otras para identificar los riesgos potenciales.
- Consultar expertos: Obtener información de expertos del proyecto o de la industria.
- Analizar los riesgos externos: Considerar riesgos políticos, económicos, sociales, tecnológicos, legales y ambientales.
- Registrar los riesgos identificados: Usar un registro de riesgos donde se anoten todos los riesgos identificados para su posterior análisis.
Herramientas y técnicas:
- Lluvia de ideas.
- Entrevistas y encuestas con expertos.
- Revisión de lecciones aprendidas.
- Análisis de documentos (plan de gestión, informes previos de riesgos).
- Diagrama de causa y efecto.
El análisis cualitativo de riesgos implica evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados, clasificándolos de acuerdo a su gravedad para priorizarlos.
Acciones clave:
- Evaluar la probabilidad y el impacto de cada riesgo identificado.
- Clasificar los riesgos de acuerdo a su impacto y probabilidad.
- Desarrollar un mapa de riesgos que permita priorizar los riesgos más importantes.
- Evaluar el riesgo residual: Asegurarte de que el riesgo residual (después de aplicar las respuestas) sea aceptable.
Herramientas y técnicas:
- Matrices de probabilidad e impacto.
- Entrevistas con expertos.
- Juicio de expertos.
- Evaluación de impacto en términos de tiempo, costo, alcance y calidad.
En esta etapa, se realiza un análisis más profundo y numérico de los riesgos. La idea es obtener una visión detallada de cómo los riesgos pueden afectar los objetivos del proyecto.
Acciones clave:
- Recolección de datos: Recopilar datos y realizar análisis estadísticos sobre los riesgos.
- Modelos cuantitativos: Utilizar modelos matemáticos y simulaciones para calcular el impacto de los riesgos.
- Desarrollar un plan de contingencia en caso de que los riesgos se materialicen.
Herramientas y técnicas:
- Simulación de Monte Carlo.
- Análisis de sensibilidad.
- Árboles de decisión.
- Técnicas de modelado (por ejemplo, modelado de distribuciones de probabilidad).
Una vez que los riesgos han sido identificados y analizados, se deben planificar las respuestas apropiadas para cada riesgo. La finalidad es mitigar o aprovechar los riesgos de manera efectiva.
Acciones clave:
- Desarrollar estrategias para los riesgos: Determinar si se va a mitigar, transferir, aceptar o explotar cada riesgo (si es una oportunidad).
- Desarrollar planes de contingencia y fallback: Crear planes para los riesgos que puedan materializarse.
- Asignar responsabilidades: Definir quién será responsable de cada respuesta.
- Establecer recursos y presupuestos: Determinar los recursos necesarios para implementar las respuestas.
Herramientas y técnicas:
- Estrategias de respuesta a los riesgos: como evitar, mitigar, transferir, explotar, compartir, aceptar, etc.
- Planificación de contingencias.
- Desarrollo de acciones correctivas.
- Revisión de la capacidad de gestión de riesgos del equipo.
A través de estos pasos, puedes gestionar de manera efectiva los riesgos en tu proyecto y mejorar las probabilidades de éxito. La clave es un enfoque disciplinado que involucre a todos los interesados relevantes en cada etapa del proceso.