La "Controlar las adquisiciones" es uno de los procesos del PMBOK 6, específicamente dentro del área de conocimiento de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Este proceso se encuentra en la fase de ejecución del ciclo de vida del proyecto y su propósito es monitorear el desempeño de los contratos y adquisiciones, asegurando que los proveedores y contratistas cumplan con los términos y condiciones acordados.
Para lograr esta etapa de manera efectiva, se deben realizar las siguientes actividades clave:
- Supervisar el cumplimiento de los términos del contrato y las condiciones establecidas.
- Asegurarse de que se entreguen los productos, servicios o resultados según lo acordado, en tiempo, costo y calidad.
- Evaluar la calidad de los entregables y la efectividad de la gestión de los proveedores.
- Mantener una comunicación constante y efectiva con los proveedores.
- Resolver cualquier conflicto o discrepancia que surja durante la ejecución del contrato.
- Asegurar que los proveedores estén motivados para cumplir con las expectativas y que estén al tanto de cualquier cambio o actualización en los requisitos.
- Establecer y gestionar los cambios en los contratos o acuerdos si es necesario. Esto podría incluir cambios en el alcance, plazos o condiciones de pago.
- Si el desempeño del proveedor no está alineado con las expectativas, se deben identificar y proponer acciones correctivas o cambios a los contratos.
- Asegurarse de que los entregables proporcionados por los proveedores se ajusten a los requisitos y estándares definidos en los contratos.
- Realizar la inspección o pruebas necesarias para verificar que el trabajo entregado cumpla con los requisitos.
- Mantener registros detallados de las transacciones, acuerdos, comunicaciones y evaluaciones con los proveedores.
- Asegurarse de que toda la documentación relacionada con el contrato y las adquisiciones esté actualizada y accesible.
- Controlar y verificar los pagos que se realizan a los proveedores, asegurándose de que se cumplan las condiciones acordadas.
- Manejar cualquier tipo de penalización o compensación relacionada con el incumplimiento de los términos del contrato.
- Una vez que los entregables han sido completados y aceptados, proceder a cerrar los contratos o acuerdos con los proveedores.
- Asegurarse de que todas las obligaciones contractuales estén cumplidas, y que el proveedor haya entregado lo pactado.
- Asegurar la documentación final y hacer una evaluación de las adquisiciones para mejorar futuros contratos.
- Reuniones de seguimiento (con proveedores y stakeholders).
- Auditorías de contratos.
- Revisión de desempeño mediante informes y KPIs (indicadores clave de desempeño).
- Gestión de conflictos y técnicas de resolución de disputas.
- Control de cambios (para gestionar cualquier ajuste necesario en los contratos).
- Informe de desempeño del proveedor.
- Registro de cambios en las adquisiciones.
- Actualizaciones de contratos según sea necesario.
- Cierre de contratos con los proveedores.
En resumen, para controlar las adquisiciones es necesario monitorear continuamente el rendimiento de los proveedores y el cumplimiento de los contratos, asegurarse de que los entregables sean los correctos, gestionar cambios cuando sea necesario, y finalmente cerrar las adquisiciones una vez cumplidos todos los términos.