En el PMBOK 6 (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, 6ª edición), las áreas de conocimiento de "Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto" (4.3) y "Gestionar el Conocimiento del Proyecto" (4.4) están muy relacionadas con la ejecución efectiva del proyecto, la gestión de su desempeño y el aprendizaje organizacional a lo largo de su ciclo de vida. A continuación te explico qué debes hacer en cada una de estas etapas:
Esta área de conocimiento se enfoca en la ejecución de las actividades definidas en el plan del proyecto. El objetivo principal es asegurar que el trabajo del proyecto se lleva a cabo conforme a lo planificado y se cumplen los objetivos establecidos.
- Ejecutar el Plan de Gestión del Proyecto: Debes seguir el plan que se elaboró en las fases anteriores del proyecto, en donde se detallan los entregables, los plazos y los recursos.
- Gestionar los Recursos: Asegúrate de que todos los recursos, ya sean humanos, financieros, materiales o tecnológicos, estén siendo utilizados de la manera más eficiente posible.
- Realizar la Supervisión y Control del Proyecto: Durante esta fase, es importante hacer el seguimiento continuo para comparar el desempeño real con el planificado. Aquí es donde se identifican las desviaciones, y se toman decisiones para corregir cualquier problema.
- Gestionar las Comunicaciones: Asegúrate de que todos los interesados estén informados sobre el progreso del proyecto y de que haya un flujo de información adecuado y continuo.
- Gestionar las Riesgos: Identificar, evaluar y planificar para mitigar cualquier riesgo que pueda afectar al proyecto.
- Gestionar las Adquisiciones: Asegúrate de que todos los productos y servicios adquiridos para el proyecto se entreguen según lo estipulado en los contratos y en el plan.
- Gestionar el Cambio: Como parte del control del proyecto, manejar las solicitudes de cambio, aprobándolas o rechazándolas y ajustando los planes conforme a sea necesario.
Esta área se centra en asegurar que el conocimiento generado y adquirido durante el proyecto se gestione de manera eficaz para mejorar el rendimiento del proyecto y el aprendizaje organizacional. El conocimiento debe ser compartido y utilizado para mejorar el proceso y el desempeño del equipo.
- Crear y Compartir Conocimiento: A medida que se avanza en el proyecto, se generan conocimientos técnicos, operacionales y de gestión. Debes fomentar una cultura en la que el equipo de trabajo comparta este conocimiento de manera continua.
- Gestionar el Conocimiento del Proyecto: Utiliza las herramientas de gestión de conocimiento (por ejemplo, bases de datos, lecciones aprendidas, etc.) para capturar lo que el equipo aprende durante la ejecución del proyecto y almacenarlo para futuras referencias.
- Desarrollar y Transferir Conocimiento: Impulsar el desarrollo del equipo mediante capacitaciones y mentoring, asegurando que se transfiera el conocimiento de los miembros más experimentados a los nuevos integrantes.
- Capturar las Lecciones Aprendidas: Asegúrate de que los procesos, tanto positivos como negativos, se documenten y se archiven como lecciones aprendidas para su uso en proyectos futuros.
- Fomentar la Colaboración: Utiliza plataformas y herramientas que faciliten la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los miembros del equipo del proyecto, así como con los interesados.
En resumen, para alcanzar las etapas de Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto y Gestionar el Conocimiento del Proyecto debes asegurarte de que el trabajo se ejecute según lo planeado, mientras gestionas adecuadamente la información, el conocimiento y las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto. Esto ayudará no solo a alcanzar los objetivos del proyecto, sino también a mejorar los procesos de gestión para el futuro.