En el PMBOK 6 (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, 6ta edición), las áreas de conocimiento 4.5 y 4.6 se refieren al monitoreo, control del trabajo del proyecto y al control integrado de cambios. Estas son dos prácticas fundamentales dentro de la gestión de proyectos para garantizar que el proyecto se mantenga en el rumbo correcto, cumpla con los objetivos establecidos y se gestionen adecuadamente los cambios.
Objetivo:
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto implica realizar el seguimiento del progreso del proyecto y asegurarse de que se cumplan los objetivos y los entregables según lo planificado. Si hay desvíos, se deben tomar medidas correctivas.
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Revisar el Plan de Proyecto:
- Revisa los planes de gestión (alcance, cronograma, costo, calidad, etc.), así como las métricas de rendimiento establecidas.
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Monitorear el Progreso:
- Realiza un seguimiento de las tareas completadas y compararlas con el plan original.
- Usa herramientas como indicadores de rendimiento (KPI) para evaluar el progreso del proyecto.
- Verifica si se están alcanzando los hitos y entregables en tiempo y forma.
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Gestionar Desviaciones:
- Si encuentras desviaciones, toma acciones correctivas o preventivas. Las desviaciones pueden incluir problemas en el cronograma, presupuesto, calidad, o en los recursos humanos.
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Informes de Progreso:
- Proporciona informes periódicos sobre el estado del proyecto a los interesados (stakeholders). Estos informes incluyen análisis del desempeño frente a los indicadores de referencia.
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Evaluar el Desempeño:
- Evalúa el desempeño general utilizando herramientas como el análisis de valor ganado (EVM, por sus siglas en inglés) para comparar el progreso real frente al planificado en términos de tiempo y costo.
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Ajustar los Planes:
- Si es necesario, realiza actualizaciones o ajustes a los planes del proyecto con base en los hallazgos durante el monitoreo. Esto puede incluir modificaciones en los recursos, el cronograma o el alcance.
Objetivo:
El Control Integrado de Cambios se refiere a gestionar cualquier cambio en el proyecto de manera controlada, evaluando el impacto de dichos cambios en el alcance, cronograma, costos y otros aspectos del proyecto.
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Solicitar Cambios:
- Cualquier parte interesada o miembro del equipo puede presentar una solicitud de cambio. Estas solicitudes deben ser documentadas formalmente.
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Evaluar el Impacto del Cambio:
- Analiza el impacto potencial de cada cambio en el alcance, cronograma, presupuesto, calidad, recursos y riesgos del proyecto. Este análisis debe involucrar a los principales interesados.
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Autorizar o Rechazar el Cambio:
- Dependiendo del impacto del cambio y de las políticas del proyecto, el cambio puede ser aprobado, rechazado o modificado.
- Generalmente, los cambios son evaluados por un Comité de Control de Cambios o una persona clave (por ejemplo, el director del proyecto) que decide si el cambio es viable.
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Implementar Cambios Aprobados:
- Una vez aprobado un cambio, este debe ser implementado y reflejado en los planes del proyecto. Asegúrate de actualizar todos los documentos y planes relevantes (alcance, cronograma, presupuesto, etc.).
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Comunicación del Cambio:
- Informa a todos los interesados sobre los cambios aprobados y cómo afectarán al proyecto. Esto puede incluir reuniones o actualizaciones formales.
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Monitorear el Cambio:
- Después de implementar un cambio, realiza un seguimiento de su efectividad y asegúrate de que se haya integrado correctamente en el proyecto.
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Documentar el Cambio:
- Mantén un registro detallado de todos los cambios realizados, incluyendo la solicitud de cambio, la evaluación de impacto, las decisiones tomadas y la implementación.
- Reuniones de revisión de progreso: Son esenciales para monitorear la evolución del proyecto y tomar decisiones informadas.
- Informes de desempeño: Utiliza los informes de rendimiento (como el análisis de valor ganado) para evaluar el estado del proyecto.
- Gestión de cambios formalizada: Tener un procedimiento formal para solicitar, evaluar, aprobar o rechazar cambios en el proyecto.
- Software de gestión de proyectos: Herramientas como Microsoft Project, Jira o cualquier otra plataforma que permita seguir el progreso y controlar los cambios de manera efectiva.
- Monitoreo adecuado del trabajo del proyecto, asegurando que los objetivos se logren dentro de los parámetros establecidos.
- Control de cambios efectivo para garantizar que todos los cambios sean evaluados, aprobados e implementados correctamente sin alterar negativamente el proyecto.
En resumen, monitorear y controlar el trabajo del proyecto te permitirá tener visibilidad del desempeño del proyecto, mientras que realizar el control integrado de cambios garantiza que los ajustes necesarios se realicen de manera controlada y adecuada para el éxito global del proyecto.