Para crear una guía de póliza contable, es fundamental seguir un proceso organizado que facilite el registro de las transacciones contables de forma clara y precisa. A continuación, te muestro los pasos básicos para crear una guía de póliza contable:
En esta sección, se deben registrar las cuentas contables involucradas, el debe y el haber, y el monto de cada transacción. Cada transacción debe estar dividida en dos partes: la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita.
Ejemplo de formato:
| Cuenta Contable | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 1101 (Caja) | Ingreso por venta de productos | 5,000.00 | |
| 4001 (Ventas) | Venta de productos | 5,000.00 | |
| 1205 (IVA por pagar) | IVA sobre venta | 800.00 | |
| 1101 (Caja) | Pago de IVA | 800.00 |
En este ejemplo:
Al final de la tabla, se deben colocar los totales tanto en el Debe como en el Haber, los cuales deben coincidir. Esto es un principio contable básico para asegurar que la transacción esté equilibrada.
Ejemplo de totales:
| Total Debe | Total Haber |
|---|---|
| 5,800.00 | 5,800.00 |
Nota: El total del Debe debe ser igual al total del Haber para que la póliza sea válida.
En este campo se pueden agregar detalles adicionales como justificantes, referencias a documentos relacionados (facturas, recibos, etc.), o cualquier otro comentario que explique la transacción en detalle.
Póliza Nº: 001
Fecha: 07/01/2025
Concepto: Ingreso por venta de productos y pago de IVA.
| Cuenta Contable | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 1101 (Caja) | Ingreso por venta de productos | 5,000.00 | |
| 4001 (Ventas) | Venta de productos | 5,000.00 | |
| 1205 (IVA por pagar) | IVA sobre venta | 800.00 | |
| 1101 (Caja) | Pago de IVA | 800.00 |
Total Debe: 5,800.00
Total Haber: 5,800.00
Responsable: Juan Pérez
Aprobación: Firma de Supervisor
Crear una póliza contable clara y bien estructurada es fundamental para un correcto control y seguimiento de las operaciones financieras de la empresa.
Es importante considerar que al crear la guía contable puede ser necesario que la cuenta contable sea dinámica en el sentido que dependa de la cuenta de bancos, cliente, proveedor, etc. Para tener mas claridad respecto a este tema favor de consultar: Configurar plantillas de pólizas maestras
Ejemplo de presentación de guía contable en excel: guia_contable.xlsx